Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt grundsätzlich ab 1.1.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Diese gelten allerdings nur für die Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung und nicht auf der Eingangsseite!
Keine Übergangsregelungen für Eingangsrechnungen
Ab dem 1.1.2025 ist die Entgegennahme einer E-Rechnung für alle inländischen Unternehmer verpflichtend. Wenn der Rechnungsaussteller sich für die Verwendung einer elektronischen Rechnung entscheiden sollte, muss der Rechnungsempfänger diese daher auch entgegennehmen.
Merke | Ausnahmslos jeder deutsche Unternehmer ist ab dem 1.1.2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, wenn sein Lieferant oder Dienstleister bereits („freiwillig“) auf dieses Format setzt. Auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen wie Ärzte oder Vermieter, Kleinunternehmer wie Nebenerwerbsgewerbetreibende oder Photovoltaikanlagenbetreiber sind damit verpflichtet, organisatorische und technische Vorkehrungen für den Erhalt von E-Rechnungen zu treffen.
Erfordernis strukturierter Daten
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.). Strukturierte Daten sind Daten, die in einem vorgegebenen Format strukturiert wurden, bevor man diese im Datenspeicher abgelegt hat. Dieser Vorgang wird häufig als Schema-on-Write bezeichnet. Die Rechnungspflichtangaben an sich gelten unverändert fort (vgl. §§ 14 Abs. 4, 14a UStG). Neu ist, dass die Pflichtangaben vom Rechnungsaussteller auf eine bestimmte Stelle eines vorgegebenen Datensatzes abgelegt werden müssen.
Neue Anforderungen an die Lesbarkeit
Daraus ergeben sich neue Anforderungen an die „Lesbarkeit“ einer Rechnung. Ab Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung wird bei einem hybriden Format entgegen Absch. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE der strukturierte Teil der führende sein. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Hintergrund ist, dass bis zum 31.12.2024 das Merkmal „Lesbarkeit“ (vgl. § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG) erforderte, dass die Rechnung für das menschliche Auge lesbar ist.
Strukturierte elektronische Formate sind demgegenüber erst nach einer Konvertierung in diesem Sinne „lesbar“. Dies bedeutet auch, dass bei einem hybriden Format (z. B. ZUGFeRD) im Falle einer Abweichung zwischen elektronischer Information und dem für das menschliche Auge lesbaren Bildteil bis zum 31.12.2024 der letztere Teil vorging.
Praxisfolgen
Das Verhältnis „Lesbarkeit für menschliches Auge“ und „Lesbarkeit für EDV“ wird seit dem 1.1.2025 umgekehrt. Entscheidend ist jetzt der strukturierte Teil. An der grundsätzlichen Zulässigkeit eines hybriden Formats ändert dies aber nichts.
E-Rechnung bedeutet damit nicht das Schreiben einer Rechnung in WORD, das Konfigurieren einer entsprechenden PDF und das Übersenden per E-Mail – wie bis Ende 2024 üblich. Die E-Rechnungsstellung soll künftig vielmehr – zunächst nur bei B2B-Umsätzen – über eine besondere (transparentmachende) Software erfolgen. Erfüllt werden die neuen Formatanforderungen z. B. von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei).
Elster-Tool
Im Dezember 2024 hat die Finanzverwaltung endlich ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem dieser strukturierte Datensatz ausgelesen und optisch als Rechnung dargestellt werden kann.
