Fast jeder Bundesbürger zieht früher oder später um und jeder Umzug kostet Geld. Der Vorteil: Ist der Umzug beruflich veranlasst, dann lassen sich die tatsächlichen Kosten sowie Pauschalbeträge steuerlich absetzen. Zudem kann der Arbeitgeber die Umzugskosten steuer- und beitragsfrei erstatten. Im Folgenden erfahren Sie, welche Kosten und Pauschalen abzugsfähig sind bzw. steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden können.
Berufliche Veranlassung im Fokus des Finanzamts
Damit Umzugskosten von der Steuer abgesetzt werden können, muss der Umzug nahezu ausschließlich beruflich veranlasst sein. Die Gründe für den Umzug müssen also in dem Arbeitsverhältnis liegen. Diese berufliche Veranlassung liegt stets vor, wenn sich die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erheblich verkürzt. Aus Sicht des BFH liegt eine erhebliche Verkürzung vor, wenn sich die Dauer der täglichen Hin- und Rückfahrt insgesamt wenigstens zeitweise um mindestens eine Stunde reduziert (BFH 16.10.92, VI R 132/88). Zudem muss die nach dem Umzug verbleibende Fahrtzeit als „normal“ anzusehen sein (BFH 6.11.86, VI R 106/85).
| Beispiel 1 |
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Arbeitnehmer Malte verlegt seinen Wohnsitz dichter an seine Arbeitsstelle heran. Die einfache Ent-fernung reduziert sich von 100 auf 20 km. Dadurch spart er je einfache Fahrt eine Fahrtzeit von 45 Minuten. Lösung: Eine berufliche Veranlassung liegt vor, da eine erhebliche Fahrtzeitersparnis vorliegt (eine Stunde und 30 Minuten) und die verbleibende Fahrtzeit als normal anzusehen ist. Die Umzugskosten stellen Werbungskosten dar. Abwandlung: Die Entfernung verkürzt sich durch den Umzug von 550 auf 300 km. Lösung: Zwar liegt weiterhin eine erhebliche Fahrtzeitersparnis vor, aber die verbleibende Fahrtzeit ist nicht als normal anzusehen. Der Umzug ist nicht beruflich veranlasst und die Kosten lassen sich nicht absetzen. |
Eine geringere Fahrtzeitersparnis als eine Stunde kann nur in Ausnahmefällen eine berufliche Veranlassung und damit den Werbungskostenabzug begründen. Ein solcher Ausnahmefall liegt z. B. vor, wenn ein Arbeitnehmer in einer Großstadt seine Wohnung von bisher zehn auf nun einen km Entfernung zur Arbeitsstelle verlegt und der Arbeitnehmer aufgrund Weisung des Arbeitgebers die Arbeitsstelle mehrmals täglich aufsuchen muss (BFH 10.9.82, VI R 95/81).
Merke | Die Fahrzeitersparnisse beiderseits berufstätiger Ehegatten sind weder zusammenzurechnen (BFH 27.7.95, VI R 17/95) noch zu saldieren (BFH 21.2.06, IX R 79/01). Das bedeutet, dass bei Ehegatten jeder Ehegatte für die berufliche Veranlassung getrennt zu betrachten ist. Spart sich der Ehemann durch den Umzug arbeitstäglich eine Stunde Fahrtzeit und verlängert sich hingegen die Fahrtzeit der Ehefrau, dann sind die Umzugskosten für den Ehemann beruflich veranlasst und als Werbungskosten abzugsfähig. Spart sich hingegen der Ehemann arbeitstäglich 50 und die Ehefrau 20 Minuten, dann liegt bei beiden Ehegatten keine berufliche Veranlassung vor und die Umzugskosten sind privat veranlasst.
Die privaten Motive für die Auswahl der neuen Wohnung wie Wohnungsgröße oder Bezug eines Eigenheims sind grundsätzlich für die berufliche Veranlassung unbeachtlich. Gleiches gilt für private Gründe, die ebenfalls zum Umzug bewogen haben, wie z. B. die Familienzusammenführung. Diese privaten Gründe treten hinter der beruflichen Veranlassung zurück und sind unbeachtlich, wenn die erforderliche Fahrtzeitersparnis gegeben ist (BFH 23.3.01, VI R 189/97).
| Beispiel 2 |
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Marie und Martin sind ein Paar, wohnen jedoch getrennt voneinander. 2025 ziehen sie erstmals in eine gemeinsame Wohnung. Durch den Umzug reduziert sich die Fahrtzeit von Marie zur Arbeit um täglich 1,5 Stunden. Lösung: Auch wenn der Umzug vordergründig der Familienzusammenführung zu dienen scheint, ist er bei Marie beruflich veranlasst. |
Beachten Sie | Sollte die Arbeitsstätte vergleichsweise wenig aufgesucht werden, wie das z. B. bei Außendienstlern der Fall ist, genügt die Fahrtzeitersparnis von mindestens einer Stunde nicht für die berufliche Veranlassung. So versagte der BFH z. B. trotz entsprechender Fahrtzeitersparnis einen Abzug der Umzugskosten, weil der Kläger innerhalb von fünf Monaten lediglich 13 Fahrten zum Arbeitgeber unternahm (BFH 7.5.15, VI R 73/13).
Weitere Gründe für eine berufliche Veranlassung
Es gibt aber weitere Gründe, welche die berufliche Veranlassung untermauern und damit den Werbungs-kostenabzug begründen.
| Beispielsfälle |
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Beachten Sie | Lässt sich ein Arbeitnehmer aus privaten Gründen von einer Arbeitsstelle seines Arbeitgebers zu einer anderen Arbeitsstelle des gleichen Arbeitgebers versetzen, so sind die Umzugskosten nicht abzugsfähig. Denn die Anordnung der Versetzung durch den Arbeitgeber ist Ausfluss des privat motivierten Umzugs und die berufliche Veranlassung wird so überlagert (FG Niedersachsen 25.9.01, 1 K 271/00).
Steuerfreie Erstattung oder Werbungskostenabzug?
Liegt ein beruflich veranlasster Umzug vor, dann ergeben sich zwei Möglichkeiten:
1. Entweder der Arbeitnehmer macht die tatsächlich entstandenen Umzugskosten sowie einige Pauschalabzüge in seiner eigenen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend, oder
2. der Arbeitgeber springt ein und erstattet dem Arbeitnehmer die Umzugskosten vollkommen frei von Steuern und Sozialabgaben (§ 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG und § 1 Abs. 1 SvEV).
Natürlich kann der Arbeitnehmer nur von einer der beiden Varianten profitieren. Erstattet der Arbeitgeber die Umzugskosten steuer- und beitragsfrei, dann scheidet beim Arbeitnehmer gem. § 3c Abs. 1 EStG ein Werbungskostenabzug aus. Sollte der Arbeitgeber aber nur einen Teil der Umzugskosten steuer- und beitragsfrei erstatten (z. B. 2.000 von 3.000 EUR), dann kann der nicht erstattete Teilbetrag (z. B. 1.000 EUR) parallel als Werbungskosten abgesetzt werden.
Die abzugsfähigen Aufwendungen im Detail
Für die Höhe des Werbungskostenabzugs bzw. die maximal zulässige Höhe der steuer- und beitragsfreien Erstattungen durch den Arbeitgeber ist gem. R 9.9 Abs. 2 LStR das Bundesumzugskostengesetz maßgebend. Abzugsfähig sind danach:
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Beförderungsauslagen gem. § 6 BUKG
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Reisekosten gem. § 7 BUKG
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Mietentschädigungen gem. § 8 BUKG
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Andere Auslagen gem. § 9 BUKG
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Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen gem. § 10 BUKG
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Auslagen in Sonderfällen gem. § 11 BUKG, bspw., wenn zunächst nur eine vorläufige Wohnung bezogen wird
Beförderungsauslagen gem. § 6 BUKG
Hierunter fallen die Kosten für die Beförderung des Umzugsguts, also des Inhalts des bisherigen Hausstands, von der bisherigen in die neue Wohnung. Wird der Umzug mit eigenen Fahrzeugen bewältigt, können je km pauschal 0,30 EUR angesetzt werden. Werden gemietete Fahrzeuge verwendet oder wird eine Spedition beauftragt, dann sind die tatsächlichen Aufwendungen maßgebend.
Reisekosten gem. § 7 BUKG
Das sind die Kosten für die Fahrt des Arbeitnehmers und dessen Familie von der bisherigen in die neue Wohnung anlässlich der Umzugsreise. Es können für jeden km pauschal 0,30 EUR bzw. die Fahrpreise für öffentliche Verkehrsmittel angesetzt werden. Ein entsprechender Abzug gilt für durchgeführte Fahrten für die Wohnungssuche bzw. der Besichtigung von Wohnungen. Allerdings ist dieser Abzug auf zwei Fahrten einer Person oder eine Fahrt von zwei Personen begrenzt. Parallel lassen sich Verpflegungsmehraufwendungen absetzen, wenn eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden vorliegt (§ 9 Abs. 4a EStG). Sollte eine Übernachtung erforderlich sein, sind auch die Kosten zu berücksichtigen.
Praxistipp
Bei einem Autounfall während dieser Fahrten sind auch die Unfallkosten abzugsfähig, da ein beruflicher Zusammenhang gegeben ist.
Mietentschädigungen gem. § 8 BUKG
Die Mietentschädigung umfasst die noch für die alte Wohnung zu zahlende Miete inklusive Nebenkosten. Diese kann ab erfolgtem Umzug so lange geltend gemacht werden, wie die Miete wegen bestehender Kündigungsfristen neben der Miete für die neue Wohnung zu zahlen ist. Das soll eine Doppelbelastung verhindern. Allerdings ist hierfür ein Höchstzeitraum von sechs Monaten zu beachten.
Außerdem kann ab dem Tag der erfolgten Kündigung der alten Wohnung bis zum durchgeführten Umzug auch die Miete für die neue Wohnung geltend gemacht werden. Erforderlich ist dafür jedoch, dass parallel noch Miete für die bisherige Wohnung gezahlt wird und die neue Wohnung z. B. infolge von Renovierungen noch nicht genutzt werden kann. Für den Abzug dieser Aufwendungen gilt eine zeitliche Befristung von drei Monaten.
Merke | Die Frist von sechs bzw. drei Monaten gilt nur bei der steuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber. Macht der Arbeitnehmer die Aufwendungen hingegen als Werbungskosten geltend, ist er nicht an die Fristen gebunden (BFH 13.7.11, VI R 2/11). Wird bspw. für die bisherige Wohnung noch acht Monate lang Miete bezahlt, so kann der Arbeitgeber maximal sechs Monatsmieten steuer- und beitragsfrei erstatten. Als Werbungskosten lassen sich hingegen alle acht Monatsmieten absetzen.
Andere Auslagen gem. § 9 BUKG
Unter die anderen Auslagen fallen typischerweise Kosten, welche mit dem Umzug im Zusammenhang stehen. Das sind z. B. Maklergebühren für die Anmietung der neuen Wohnung und Auslagen für einen durch den Umzug bedingten zusätzlichen Unterricht der Kinder. Der umzugsbedingte Unterricht ist aber durch eine Bescheinigung der Schule nachzuweisen. Zudem gilt hierfür ein Höchstbetrag, der seit dem 1.3.2024 1.286 EUR beträgt (BMF 28.12.23, BStBl I 24, 84).
Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen gem. § 10 BUKG
Die Höhe der Pauschale wird vom BMF festgelegt. Sie beträgt bei Umzügen seit dem 1.3.2024 für den Berechtigten 964 EUR (BMF 28.12.23, BStBl I 2024, S. 84). Dieser Betrag erhöht sich für jede weitere Person, welche an dem Umzug teilgenommen hat und nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 BUKG zu berücksichtigen ist, um jeweils 643 EUR. Zu diesem Personenkreis gehören der Ehegatte, der Lebenspartner sowie die ledigen Kinder, Stief- und Pflegekinder, die auch nach dem Umzug mit der umzugsberechtigten Person in häuslicher Gemeinschaft leben. Sollte dem Umzug innerhalb der letzten fünf Jahre ein ebenfalls beruflich veranlasster Umzug vorangegangen sein, dann erhöhen sich die Pauschalen gem. § 10 Abs. 6 BUKG um 50 %.
Beachten Sie | Eine Sonderregelung gilt, wenn der Umzugsberechtigte vor oder nach dem Umzug keine eigene Wohnung besitzt. Typischerweise liegt dies beim Auszug aus dem Elternhaushalt vor. In diesem Fall wird lediglich eine Pauschale von 193 EUR gewährt. Zudem ist die Pauschale überhaupt nicht anzuwenden, wenn es sich um einen Umzug anlässlich der Begründung, Beendigung oder des Wechsels einer doppelten Haushaltsführung handelt (R 9.11 Abs. 9 LStR).
Alternativ zur Pauschale ist es gem. R 9.9 Abs. 2 Satz 4 LStR zulässig, den tatsächlichen Aufwand für andere Umzugsauslagen geltend zu machen, bspw. also die Kosten für Trinkgelder anlässlich des Umzugs, die Ummeldung beim Einwohnermeldeamt oder notwendige Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung. Das Erstellen dieser Einzelkostenaufstellung ist aber mit einem verhältnismäßig hohen Aufwand verbunden, da jede einzelne Fahrt und jeder einzelne Aufwand dokumentiert und aufgezeichnet werden müssen. Weil die Pauschalen in der Praxis deutlich einfacher zu handhaben sind und regelmäßig auch deutlich oberhalb der tatsächlichen Aufwendungen liegen, ist es zu empfehlen, von einer Einzelaufstellung Abstand zu nehmen und die Pauschalen zu nutzen.
