In für BUCHHALTER & UNTERNEHMENSBERATER, für UNTERNEHMER, Steuer-Tipps für ALLE

Die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung wird aufgrund immer komplexerer Strukturen der organisierten Kriminalität immer wichtiger. Hierzu gibt es in Deutschland umfangreiche Regelungen, die auch Unternehmen dazu verpflichten, bei ihren Kunden entsprechende Prüfungen, etwa der Identität, durchzuführen. Längst sind davon nicht mehr nur Banken betroffen, auch Handelsunternehmen sowie Anwälte und Steuerberater können unter die Vorschriften des Geldwäschegesetzes (GwG) fallen. Dieses Merkblatt informiert über die Pflichten, von denen kleine und mittelständische Unternehmen betroffen sein können.

1      Grundlegendes zum Begriff Geldwäsche

1.1     Was ist unter Geldwäsche zu verstehen?

Unter Geldwäsche wird die Verschleierung von aus Straftaten erlangten Vermögenswerten verstanden. Aus Sicht der Kriminellen ist der Wunsch nach Verschleierung nachvollziehbar: Was nutzt Beute – etwa aus Drogen- und Waffenhandel, Banküberfällen oder Erpressungen –, wenn man sie nicht „ganz normal“ investieren oder ausgeben kann? Deshalb wird versucht, solche Vermögenswerte in den legalen Wirtschaftskreislauf zu bringen. Entsprechend kommen jegliche Vermögenswerte als Gegenstand einer Geldwäsche in Frage: bewegliche und unbewegliche Sachen ebenso wie Bar- und Buchgeld oder Wertpapiere.

Geldwäsche ist als eigener Tatbestand strafbar, unabhängig von der Straftat, aus der die entsprechenden Vermögenswerte stammen, der sogenannten Vortat. Für Geldwäsche ist eine Freiheitsstrafe von drei Monaten bis fünf Jahren vorgesehen. Bei gewerbs- oder bandenmäßiger Geldwäsche kann sich die Freiheitsstrafe auf bis zu zehn Jahre erhöhen. Nur bei leichtfertiger Geldwäsche ist lediglich eine Geldstrafe vorgesehen. Für Unternehmer besteht insbesondere die Gefahr, dass sie in den Verdacht der Beihilfe zur Geldwäsche geraten, wenn sie fragwürdigen Kunden gegenüber nicht die notwendige Vorsicht walten lassen.

1.2     Wie funktioniert Geldwäsche in der Praxis?

Zunächst müssen illegale Gelder, die in Bargeld vorliegen, in Buchgeld gewandelt werden; dies geschieht etwa über die Einzahlung auf ein Bankkonto. Dazu werden sogenannte Einzahlungslegenden erfunden, um die Herkunft des Gelds zu erklären: Einnahmen aus der Gastronomie, aus Geldgewinnen oder Ähnliches. Dann wird die Herkunft des Gelds noch weiter verschleiert durch hintereinander geschaltete Transaktions- oder Handlungsketten, auch unter Einsatz von Offshore-Konten in „Steueroasen“, die nicht am internationalen Informationsaustausch teilnehmen. Irgendwann fließen die Gelder dann direkt oder indirekt an den Initiator zurück und können im legalen Wirtschaftsleben investiert und ausgegeben werden.

2      Grundlegendes zum deutschen Geldwäschegesetz

2.1     Sinn und Zweck

Die Regelungen des deutschen GwG orientieren sich stark am EU-Recht sowie an weiteren internationalen Standards, da nur so eine effektive länderübergreifende Bekämpfung der Geldwäsche möglich ist. Sie sollen die Spuren der für die Geldwäsche benötigten Geschäfte und Transaktionen besser sichtbar machen. Dass überhaupt solche Geschäfte getätigt werden können, soll zudem durch Kontrollmechanismen erschwert werden.

Das GwG wurde in der Vergangenheit mehrmals geändert und in der Tendenz immer weiter verschärft. Durch die Umsetzung der vierten EU-Geldwäsche-Richtlinie in Deutschland ergeben sich neue Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention für viele Unternehmen.

Hinweis

Diese neuen Regelungen sind im Wesentlichen bereits am 26.06.2017 in Kraft getreten.

2.2     Verpflichtete

Ein wesentlicher Bestandteil des GwG ist, dass Unternehmen und Institutionen, die für Geldwäschetaten genutzt werden können, mit Überwachungs-, Ermittlungs- und auch Meldepflichten belegt werden. Der Gesetzgeber weist diesen also sozusagen die Funktion eines „Hilfsermittlers“ zu.

Zentral ist hier der Begriff des Verpflichteten gemäß GwG: Der „Verpflichtete“ muss die entsprechenden Vorschriften erfüllen und im Verhältnis mit seinen Kunden und Auftraggebern spezielle Sorgfaltspflichten einhalten. Verpflichtete nach GwG sind insbesondere:

  • Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute,
  • Finanzunternehmen und Kapitalverwaltungsgesellschaften nach Kapitalanlagegesetz,
  • Rechtsanwälte und Notare, wenn sie ihre Mandanten insbesondere beim Kauf bzw. Verkauf von Immobilien, Unternehmen oder Wertpapieren beraten oder als Treuhänder bei entsprechenden Transaktionen tätig werden,
  • Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Steuerbevollmächtigte sowie
  • Waren- und Güterhändler, besonders bei Gütern mit hohen Einzelpreisen (z.B. Autos) oder Luxusgütern.

Ab 2017 zählen außerdem erstmals zu den Verpflichteten:

  • Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute, also Unternehmen, die Coupons, Chips oder Gutscheine, die mit Geld aufgeladen werden können, oder virtuelle Währungen (wie z.B. Bitcoin) ausgeben,
  • Immobilienmakler (ausgenommen Mietmakler),
  • Versicherungsunternehmen sowie
  • Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen, wozu auch Aufsteller von Geldspielgeräten zählen.

Damit ist klar, dass nicht nur Finanzunternehmen von den Vorschriften des GwG betroffen sind, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen, insbeson­dere Freiberufler, Händler und Makler.

Hinweis

Die (Sorgfalts-)Pflichten gemäß GwG greifen bei den oben genannten Unternehmen grundsätzlich nur dann, wenn es sich um Transaktionen handelt, die eine Geldbewegung oder Vermögensverschiebung von mehr als 15.000 € bezwecken oder bewirken. Im Zuge der gesetzlichen Verschärfungen 2017 wurde der kritische Betrag für Bargeldgeschäfte bei Güterhändlern von 15.000 € auf 10.000 € herabgesetzt. Die genannten Grenzen können auch überschritten werden, wenn der Kunde oder eine zusammenhängende Kundengruppe eine Stückelung ihrer Einkäufe oder Aufträge vornimmt. Generell gilt es, trotz der Freigrenzen wachsam zu sein, insbesondere bei ungewöhnlichen Geschäften.

3      Sorgfaltspflichten

3.1     Allgemeine Sorgfaltspflichten

Pflicht zur Identifizierung des Vertragspartners

Per Gesetz wird verlangt, dass ein verpflichteter Unternehmer weiß, wer sein Geschäftspartner ist. Man nennt dies das KYC-Prinzip (engl. know your customer, „Ken­ne deinen Kunden“). Dies ist der erste entscheidende Baustein für eine effektive Abwehr oder Verfolgung von Geldwäschetaten, da für kriminelle Kreise Anonymität die Voraussetzung für funktionierende Geldwäsche ist.

Wie ist die Identifizierung vorzunehmen?

Von einer natürlichen Person müssen

  • Vor- und Nachname,
  • Geburtsdatum und -ort,
  • Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift

festgestellt werden, und zwar anhand von Ausweis-
oder Passdokumenten. Dazu muss die zu identifizierende Person grundsätzlich persönlich anwesend sein, weil nur dann die Übereinstimmung zwischen der Person und ihrem Bild in den Dokumenten sowie die sonstigen Angaben geprüft werden können.

Hinweis

Bestimmte Passersatzpapiere, insbesondere von Nicht-EU-Bürgern, beruhen ausschließlich auf den Angaben von deren Träger. Dies geht dann auch aus dem jeweiligen Papier hervor. Hier sollte zumindest beim Lichtbildabgleich eine erhöhte Sorgfalt an den Tag gelegt werden.

Bei einer Kapital- oder Personengesellschaft sind zur Identifikation die folgenden Daten zu erheben:

  • Firma, Name oder Bezeichnung,
  • Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung,
  • Rechtsform und Registernummer sowie
  • der Registerauszug und die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter.

Wenn es (noch) keinen Registereintrag gibt, so können auch die Gründungsdokumente herangezogen werden.

Fernidentifizierungsmethoden

Möglich sind darüber hinaus auch grundsätzlich Identifizierungen per Internet, E-Mail, Telefax oder Telefon. Diese Möglichkeiten gelten jedoch als unsicher und sind lediglich als Zwischenschritt anzusehen. Bis zur finalen, ordnungsgemäßen Identifizierung gelten deshalb verstärkte Sorgfaltspflichten für die betreffende Geschäftsbeziehung.

Die sogenannte Videoidentifizierung wird als vertrauenswürdiger angesehen. Wird diese nach entsprechenden Vorschriften der BaFin vorgenommen, dann sind lediglich die allgemeinen Sorgfaltspflichten anzuwenden. Dies gilt bisher jedoch ausdrücklich nur für den Bankbereich, dürfte aber sinngemäß auch für alle anderen Bereiche zumindest hilfsweise anwendbar sein.

Bei jeder Art der Fernidentifizierung sind vorab Maßnahmen zu treffen: Der neue Vertragspartner muss von einem bereits auf seinen Namen lautenden Konto eine Überweisung in beliebiger Höhe auf sein neues Konto bzw. auf das Konto des Vertragspartners tätigen. Damit soll sichergestellt werden, dass er tatsächlich bereits einmal zuvor ordentlich identifiziert wurde.

Pflicht zur Feststellung von Zweck und Art der Geschäftsbeziehung

Neben dem Wer ist auch das Warum von Interesse. Ins­besondere ist abzufragen, ob ein privater oder betrieblicher Zweck vorliegt. Hierfür können, ebenso wie für die Identifizierung, entsprechende Fragebögen verwendet werden. Oftmals ergibt sich aus dem betreffenden Produkt bereits der Zweck der Geschäftsbeziehung: So dienen Anlageprodukte der Vermögenssicherung oder Vermögensbildung, Depotkonten der Verwahrung und Verwaltung von Wertpapieren und Kredite der Finanzierung. Abfragen müssen also für den Kunden verständlich an die Art des Geschäftsvorfalls angepasst werden.

Hinweis

Damit ist es jedoch nicht getan: Ob Zweck und Art der Geschäftsbeziehung tatsächlich noch aktuell sind, muss im weiteren Verlauf der Geschäftsbeziehung fortwährend überprüft und plausibilisiert werden.

Pflicht zur Klärung des wirtschaftlich Berechtigten

Oftmals ist der direkte Ansprechpartner des Unternehmers lediglich ein Beauftragter oder Mittelsmann des eigentlichen Vertragspartners bzw. der hinter dem Geschäft stehenden Person. Diese, aus wirtschaftlicher und tatsächlicher Sicht eigentlich profitierende Person, die letztlich auch das Geld zur Verfügung stellt, wird als „wirtschaftlich Berechtigter“ bezeichnet. Der wirtschaftlich Berechtigte kann immer nur eine natürliche Person sein. Er steht letztlich bestimmend hinter Gesellschaften, Beauftragungen oder rechtlichen Gestaltungen. Beispiele für wirtschaftlich Berechtigte sind:

  • Jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert.
  • Bei rechtsfähigen Stiftungen und Treuhandgestaltungen sowie vergleichbaren Rechtsformen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet bzw. verteilt oder dessen Verwaltung bzw. Verteilung durch Dritte beauftragt wird, ist jede natürliche Person, die als Treugeber handelt oder auf sonstige Weise mindestens 25 % des Vermögens kontrolliert, wirtschaftlich Berechtigter.

In drei Sonderfällen gelten nachfolgend genannte Be­stimmungen hinsichtlich des wirtschaftlich Berechtigten:

  • Bei Wohnungseigentümergemeinschaften reicht es grundsätzlich aus, wenn sich die Bank eine jährlich zu aktualisierende Liste aller Wohnungseigentümer vorlegen lässt; eine dokumentenmäßige Über­prüfung von deren Identität ist nicht erforderlich.
  • Bei nicht rechtsfähigen Vereinen, insbesondere Ge­werkschaften oder Parteien, reicht es grundsätzlich aus, eine verfügungsberechtigte Person zu erfassen; die Erfassung sämtlicher Mitglieder oder die Vorlage von Mitgliederlisten ist nicht erforderlich.
  • Kann auch nach umfassender Prüfung keine natürliche Person als „tatsächlich“ wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden oder bestehen Zweifel daran, dass die ermittelte Person wirtschaftlich Berechtigter ist, dann gelten die gesetzlichen Vertreter (z.B. der Vorstand bei einem Verein), die geschäftsführenden Gesellschafter oder die Partner (z.B. bei einer Kanzlei nach dem PartG) als „fiktive wirtschaftlich Berechtigte“.

Aufgrund der Schwellenwerte bei gesellschaftsrechtlichen Beteiligungen kann es grundsätzlich auch mehrere wirtschaftlich Berechtigte geben, wenn eine Gesellschaft mehrere entsprechend hoch beteiligte Personen aufweist.

Bei mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen muss auf die kontrollierenden natürlichen Personen im Hinter­grund „durchgeschaut“ werden. Die von den zwischengeschalteten Gesellschaften gehaltenen Anteile werden den natürlichen Personen zugerechnet, die diese zwischengeschalteten Gesellschaften letztendlich kontrollieren bzw. beherrschen.

Eine kontrollierende Stellung des oder der wirtschaftlich Berechtigten kann jedoch auch ohne die entsprechenden Stimmrechte vorliegen; diese gelten lediglich als eine gesetzliche Vermutung. Denkbar sind etwa Stimmbindungs- oder Beherrschungsverträge, durch die auch eigentlich minderbeteiligte Personen zu wirtschaftlich Berechtigten werden können. Eine Prüfung, ob eine solche faktische Kontrolle vorliegt, ist nur vorzunehmen, wenn es offenkundige Hinweise dafür gibt.

Für die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten reicht des grundsätzlich aus, den vollständigen Namen zu erfassen. Auch diese Angaben sind in der Praxis üblicherweise mit einem Formular einzuholen, welches dann auch der Dokumentation dient.

Hinweis

Oftmals stoßen Überprüfungen des wirtschaftlich Berechtigten in der Praxis an ihre Grenzen – etwa wenn auch der mit dem Vertragsabschluss beauftragten Person nicht die dazu erforderlichen Informationen vorliegen. Kann auch kein fiktiver wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, so sollte der betreffende Kunde eventuell abgelehnt werden.

3.2     Verstärkte Sorgfaltspflichten

Bei Konstellationen, die erfahrungsgemäß ein erhöhtes Geldwäscherisiko bergen, sind die Verpflichteten noch mehr gefordert, Sorgfalt walten zu lassen. Situationen mit erhöhtem Risiko, die dann zu den verstärkten Sorgfaltspflichten führen, sind im Gesetz nicht abschließend geregelt, es gibt jedoch folgende konkrete Beispiele:

  • Politisch exponierte Personen (PEP) sind natürliche Personen, die nicht im Inland ansässig sind und ein wichtiges öffentliches Amt ausüben, sowie deren Familienmitglieder und ihnen nahestehende Personen. Nach den neuen Regelungen ab 2017 ist es unerheblich, ob es sich um PEP im Inland oder Ausland handelt. Bei einer PEP ist es erforderlich, die Genehmigung zum Geschäft durch deren Vorgesetzten einzuholen oder einzusehen, und aufzuklären, woher das Geld für das Geschäft stammt. Außerdem ist eine verstärkte kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung mit der PEP erforderlich.
  • Große und ungewöhnliche Transaktionen verlan­gen eine besondere Prüfung. Dabei reicht es für die Bewertung eines Sachverhalts als zweifelhaft oder ungewöhnlich bereits aus, dass der Verpflichtete auf der Grundlage seines Erfahrungswissens in der jeweiligen Branche Abweichungen eines Kunden vom üblichen Geschäftsverhalten feststellen kann. Als solche Abweichung ist insbesondere denkbar, dass sich ein Geschäftsvolumen übermäßig stark erhöht, oder auch, dass stark verbilligte Konditionen angeboten werden. Hintergrund ist, dass es einem Geldwäscher nicht unbedingt darum geht, ein gutes Geschäft zu machen. Im Vordergrund steht eher, die Herkunft der Vermögenswerte zu verschleiern. Dafür werden dann auch schlechte Konditionen in Kauf genommen.
  • Verstärkte Sorgfaltspflichten bestehen auch bei Geschäften mit Kunden aus bestimmten, sogenannten Hoch-Risiko-Drittstaaten und nicht persönlich anwesenden natürlichen Personen. Die EU-Kommis­sion veröffentlicht regelmäßig eine Liste der Hoch-Risiko-Drittstaaten. Zu diesen zählen aktuell:

o   Nordkorea,

o   Iran,

o   Afghanistan,

o   Bosnien und Herzegowina,

o   Guyana,

o   Irak,

o   Laos,

o   Syrien und

o   Uganda.

3.3     Vereinfachte Sorgfaltspflichten

Es gibt praktisch keine Situation, in der schon von vorn­herein – also „standardmäßig“ – lediglich vereinfachte Sorgfaltspflichten angewendet werden müssen. Eine individuelle Prüfung des Risikos ist stets erforderlich. Insoweit gibt es auch in „einfachen“ Fällen entsprechenden Prüfungsaufwand.

Bei den vereinfachten Sorgfaltspflichten kann die Identifizierung auch auf Basis von anderen Informationen als beispielsweise Ausweis oder Registerauszug durch­geführt werden. Voraussetzung ist, dass diese Informationen aus einer glaubwürdigen und unabhängigen Quelle stammen und für die Überprüfung geeignet sind.

4      Risikomanagement

Ein Verpflichteter gemäß GwG muss grundsätzlich bei jeder Geschäftsbeziehung eine Risikoeinschätzung treffen. Dies setzt ein effektives Risikomanagement vor­aus, das laut Gesetz eine Risikoanalyse und interne Sicherungsmaßnahmen umfassen muss.

Vor den gesetzlichen Verschärfungen im Jahr 2017 mussten lediglich Banken und manche Finanzdienstleister ein systematisches Risikomanagement vorhalten. Seit 2017 gilt das Erfordernis eines strukturierten Risikomanagements grundsätzlich auch für alle anderen Verpflichteten (z.B. Güterhändler, Immobilien­makler und Rechtsanwälte).

Hinweis

Güterhändler müssen schon dann über ein Risikomanagement verfügen, wenn im Rahmen einer Transaktion Barzahlungen von mindestens 10.000 € vor- oder entgegen­genommen werden.

4.1     Risikoanalyse

Der verpflichtete Unternehmer muss sich klar werden über das geldwäscherelevante Risikoprofil in seinem Unternehmen. Es gilt zwar grundsätzlich, jede einzelne Geschäftsbeziehung mit Kunden zu bewerten, allerdings können ähnliche Fälle mit gleichem oder weitgehend gleichem Risikoprofil bei dieser Betrachtung auch zusammengefasst werden.

Die Dokumentation zur Risikoanalyse kann Gegenstand entsprechender Prüfungen durch Aufsichtsbehörden werden. Deshalb sollte die Dokumentation zusammenhängend so aufbereitet sein, dass ein fremder, sachkundiger Dritter sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.

Aus praktischer Sicht sollte es sich um ein geschlossenes Dokument oder zumindest einzelne in sich geschlossene Reports handeln. Darüber hinaus sollten Risikobewertungen auch klar begründet werden. Insbesondere sollte herausgestellt werden, warum welche Sorgfaltspflichten (vereinfachte oder verstärkte) angewendet wurden. Die Risikoanalyse muss laufend überprüft und entsprechend aktualisiert werden. Auch Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen berücksichtigt werden.

Hinweis

Die Risikoanalyse kann knapper ausfallen, wenn es keine bzw. kaum identifizierbare Risiken gibt. Umso umfangreicher muss sie aber ausfallen, etwa wenn viele Exportgeschäfte und Transaktionen mit neuen oder unbekannten Kunden zum Alltag gehören.

Der grobe Rahmen der Risikoanalyse ergibt sich aus folgenden Überlegungen und Vorbereitungen:

  • Zusammenstellung von Grunddaten zum Unternehmen (Gegenstand, Rechtsform, Größe, Niederlassungen).
  • Analyse der Standorte unter Risikogesichtspunkten: geographisches und infrastrukturelles Umfeld der Geschäftstätigkeit (z.B. ländlicher Raum, Flughafennähe, Grenznähe, Bevölkerungsstruktur, sonstiges Gewerbe im Umfeld, allgemeine Kriminalitätslage).
  • Kunden-, Vertriebs – und Produktstruktur.
  • Typische Eigenschaften der Kunden bzw. der Geschäftstätigkeit (z.B. Laufkundschaft, Stammkundschaft, Endabnehmer, Wiederverkäufer, Herkunftsländer der Kunden, Onlinegeschäfte, Außendienstmitarbeiter, angebotene Produkte).

Zudem gibt das Gesetz als Hilfestellung ein Schema vor, anhand dessen eine Risikoeinschätzung vorgenommen werden kann. Dabei sind die verschiedenen Risikofaktoren aufgeteilt auf die drei Kategorien Kundenrisiko, Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko und geographisches Risiko.

Beispiele für ein potentiell geringes Risiko sind:

  • Kundenrisiko: Der Kunde

o   ist ein börsennotiertes Unternehmen,

o   ist ein öffentliches Unternehmen oder eine öffentliche Verwaltung oder

o   hat seinen Wohnsitz in einem Land mit niedrigem Transaktionsrisiko.

  • Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko: Es handelt sich um

o   bestimmte in der Nutzung eingeschränkte
E-Geld-Produkte,

o   Renten- und Pensionspläne, die Arbeitnehmern Altersvorsorge ermöglichen, wobei die Beiträge vom Gehalt abgezogen werden und die Produkte nicht übertragbar sind, oder

o   Lebensversicherungspolicen mit niedriger Prämie.

  • Geographisches Risiko: Der Geschäftspartner kommt aus

o   einem Mitgliedstaat der EU oder

o   einem Drittstaat mit gut funktionierenden Systemen zur Verhinderung, Aufdeckung und Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismus­finanzierung.

Beispiele für ein potentiell hohes Risiko sind:

  • Kundenrisiko: Es geht um

o   Geschäftsbeziehungen mit außergewöhnlichen Umständen (z.B. unüblich hohen Volumina),

o   juristische Personen oder Rechtsvereinbarungen (z.B. Treuhandkonstruktionen), die der privaten Vermögensverwaltung dienen,

o   bargeldintensive Unternehmen oder

o   Kunden mit einer in Relation zur Geschäftstätigkeit übermäßig kompliziert erscheinenden Eigentümerstruktur.

  • Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko: Es handelt sich um

o   Produkte oder Transaktionen, die Anonymität begünstigen könnten,

o   Transaktionen ohne persönliche Kontakte und Sicherungsmaßnahmen (z.B. elektronische Unterschriften) oder

o   den Eingang von Zahlungen unbekannter oder nicht verbundener Dritter.

  • Geographisches Risiko: Der Geschäftspartner kommt aus

o   einem Land, das nicht über hinreichende Systeme zur Verhinderung, Aufdeckung und Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verfügt,

o   einem Staat, gegen den beispielsweise die EU oder die UN Sanktionen, Embargos oder ähnliche Maßnahmen verhängt hatte oder hat, oder

o   einem Staat, der terroristische Aktivitäten finanziell oder anderweitig unterstützt, oder in dem bekannte terroristische Organisationen aktiv sind.

Neben dieser eher schematischen Risikodarstellung gibt es außerdem noch folgende weitere Quellen für Erkenntnisse zu betriebsspezifischen Risiken:

  • internes Erfahrungswissen, Erfahrungsaustausch, Vorkommnisse,
  • Typologiepapiere (z.B. Bundeskriminalamt – Financial Intelligence Unit),
  • allgemeine Presse und
  • Veröffentlichungen der Aufsichtsbehörden.

4.2     Interne Sicherungsmaßnahmen

Basierend auf dem Ergebnis der Risikoanalyse müssen innerbetrieblich Strukturen geschaffen werden, um die Vorschriften auch effektiv umsetzen zu können.

Allgemein handelt es sich hierbei insbesondere um die folgenden Maßnahmen:

  • Festlegung von Handlungsanweisungen mit festgelegten Zuständigkeiten (z.B. Regelungen zur Bargeldannahme),
  • EDV-Lösungen zum automatisierten Abfragen der notwendigen Daten (z.B. zur Identifizierung des Vertragspartners und des wirtschaftlich Berechtigten),
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter (z.B. durch Präsenzschulungen oder Online-Schulungen inklusive Bestätigungsnachweis der Kenntnisnahme) und
  • regelmäßige Kontrollen, ob die angeordneten Maßnahmen auch umgesetzt werden.

4.3     Geldwäschebeauftragter

Von zentraler Bedeutung bei den internen Sicherungsmaßnahmen kann die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten als Ansprechpartner für die Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden werden.

4.3.1    Pflicht zur Bestellung

Für bestimmte Branchen besteht in jedem Fall die Pflicht, einen Geldwäschebeauftragten zu bestimmen. Dazu gehören Kreditinstitute sowie Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen.

Für andere Branchen kann die Aufsichtsbehörde die Bestellung anordnen, wenn sie es für angemessen hält. Dazu gehören Güterhändler, Immobilienmakler und Versicherungsvermittler. Bei Güterhändlern soll die Aufsichtsbehörde die Bestellung anordnen, wenn die Haupttätigkeit im Handel mit hochwertigen Gütern besteht – etwa Edelmetallen und -steinen, Schmuck, Kunstgegenständen, Antiquitäten oder Autos. Geregelt wird dies durch die jeweiligen Landesbehörden. In einigen Bundesländern (z.B. Hessen) besteht bereits länger die Verpflichtung zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten im Unternehmen. Im Zweifel ist die zuständige Industrie- und Handelskammer eine erste Anlaufstelle für Informationen darüber, welche landesrechtlichen Regelungen und Zuständigkeiten im Einzelnen gelten.

4.3.2    Anforderungen

Es ist nirgends geregelt, welche Ausbildung und Qualifikationen ein betriebsinterner Geldwäschebeauftragter besitzen muss. Fest steht lediglich, dass er über die notwendige Sachkunde verfügen muss. Üblicherweise lässt sich dies durch Schulungen bei spezialisierten Instituten erreichen, wenn nicht bereits eine entsprechende Vorbildung gegeben ist.

Ob am ehesten Führungskräfte geeignet sind, um die Position des Geldwäschebeauftragten einzunehmen, ist umstritten. Zwar sind diese mit den internen Abläufen im Unternehmen üblicherweise bestens vertraut, allerdings kann ein Interessenkonflikt mit der Kontrollfunktion des Geldwäschebeauftragten entstehen – beispielsweise wenn die entsprechende Führungskraft nach Umsatzzielen vergütet wird. Eine Trennung der Funktionen entspricht auch dem gesetzlichen Leitbild, wonach der Geldwäschebeauftragte nicht Teil der Geschäftsleitung, sondern ihr „unmittelbar nachgeordnet“ sein soll. Nur in kleinen Unternehmen, in denen die personellen Ressourcen nicht ausreichen, um diese Trennung zu vollziehen, kann von diesem Leitbild abgewichen werden.

Hinweis

Die Ausführungen zur Qualifikation sowie Stellung des Geldwäschebeauftragten im Unternehmen gelten entsprechend auch für dessen Stellvertreter.

4.3.3    Externer Geldwäschebeauftragter

Zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten verpflichtete Unternehmen können dessen Aufgaben alternativ auch auf externe Anbieter übertragen. Gerade in kleineren Unternehmen, in denen nur die Geschäftsführung oder der Vorstand dafür in Betracht kommen, bietet es sich an, einen Externen als Geldwäschebeauftragten zu bestellen.

Allerdings bedarf die Bestellung eines externen Geldwäschebeauftragten der Zustimmung der zuständigen Aufsichtsbehörde. Damit sie erteilt wird, muss der externe Geldwäschebeauftragte nachweisen, dass die internen Sicherungsmaßnahmen im betreffenden Unternehmen ordnungsgemäß durchgeführt werden.

5      Aufzeichnungspflichten

Es besteht die Verpflichtung zur Aufzeichnung von erhobenen Angaben und eingeholten Informationen insbesondere

  • zum Vertragspartner sowie gegebenenfalls zur für diesen auftretenden Person,
  • zum wirtschaftlich Berechtigten,
  • zu Geschäftsbeziehungen und Transaktionen sowie Transaktionsbelegen, soweit sie für die Untersuchung von Transaktionen erforderlich sein können, und
  • über die Durchführung sowie die Ergebnisse der Risikobewertung.

Die Aufzeichnungen können auf einem Datenträger gespeichert werden. Der Verpflichtete muss jedoch
sicherstellen, dass die gespeicherten Daten

  • mit den festgestellten Angaben und Informationen übereinstimmen,
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und
  • jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

Die Aufzeichnungen bzw. Daten sind für fünf Jahre vorzuhalten und danach unverzüglich zu vernichten.

Hinweis

Andere gesetzliche Fristen zur Aufbewahrung, etwa die Zehnjahresfrist zur Aufbewahrung von Rechnungen oder die Sechsjahresfrist zur Aufbewahrung von Handelsbriefen, gelten unabhängig von den speziellen Aufbewahrungspflichten der Geldwäschevorschriften.

6      Pflicht zur Verdachtsanzeige

Wird bei einem Geschäftspartner ein geldwäscherechtlich relevantes Verhalten bzw. ein Hinweis auf Terrorismusfinanzierung erkannt, muss dies unverzüglich der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen ge­meldet werden. In der Praxis ist dies zum Beispiel der Fall bei der Verwendung von gefälschten Dokumenten bzw. bei größeren Unstimmigkeiten in den Angaben des Kunden.

Im Bankensektor ist die Schwelle für eine Verdachtsanzeige bereits jetzt relativ niedrig. Dort wird eine solche bereits getätigt, wenn benötigte Unterlagen nicht vorgelegt werden können. Dies zeigt auch die stetig ansteigende Anzahl der Verdachtsanzeigen: Zwischen 2014 und 2016 ist sie von ca. 24.000 pro Jahr auf ca. 40.000 pro Jahr gestiegen.

Eine Verdachtsanzeige ist elektronisch über das Meldeportal „goAML“ an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen zu erstatten.

Hinweis

Angehörige der rechtsberatenden Berufe sind nicht zu einer Anzeige verpflichtet, wenn ihnen der Sachverhalt von oder über ihren Mandanten bei deren Rechtsberatung oder Prozessvertretung bekannt geworden ist. Dabei sind diese beiden Tätigkeitsfelder weit auszulegen; sie umfassen auch die Informationserlangung vor einem (gerichtlichen) Verfahren. Außergerichtliche Rechtsberatung erfasst auch die Steuerberatung.

Spätestens bei einer Verdachtsanzeige sollte das Geschäftsverhältnis mit dem betreffenden Kunden beendet werden. Es ist also immer zwischen der Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften abzuwägen. Insbesondere in komplexeren Fällen sollte ein spezialisierter Rechtsanwalt hinzugezogen werden, bevor eine Verdachtsanzeige gemacht wird und das Geschäftsverhältnis (ggf. grundlos) irreparablen Schaden nimmt. Auch gilt es, den Kunden bei einem stockenden Informationsfluss bezüglich geldwäscherechtlich relevanter Daten deutlich über deren Wichtigkeit aufzuklären.

7      Sanktionen bei Verstößen

Kommt ein Unternehmer seinen Verpflichtungen gemäß GwG nicht nach, drohen umfangreiche Sanktionen: Der sehr umfangreiche Bußgeldkatalog sieht bereits für kleinere Verstöße Sanktionen vor. Nach der alten Rechtslage konnte ein Bußgeld von maximal 100.000 € verhängt werden; nach den neuen Vorgaben kann das Bußgeld das Doppelte des durch den Verstoß erlangten wirtschaftlichen Vorteils oder maximal 1 Mio. € betragen. Bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen gegen die Vorschriften können maximale Geldbußen von bis zu 5 Mio. € oder 10 % des jährlichen Gesamtumsatzes verhängt werden.

Zudem kann die Tätigkeit als Geschäftsleiter eines Verpflichteten untersagt werden. Der Bußgeldkatalog enthält überdies auch eine sogenannte Prangervorschrift: Bestandskräftige Bußgeldbescheide wegen Verstößen gegen das GwG können auf Websites der Behörden im Internet veröffentlicht werden.

8      Das neue Transparenzregister

Dreh- und Angelpunkt für die Wirksamkeit der Regelungen zur Geldwäscheprävention ist die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten. Gerade dies gestaltet sich aber in der Praxis mitunter am schwierigsten. Letztlich ist der Verpflichtete auf die erhaltenen Angaben angewiesen; eine wirklich tiefgehende Nachprüfung ist oft schwierig durchzuführen.

Damit Verpflichtete den wirtschaftlich Berechtigten einfacher und sicherer identifizieren können, wurde das neue Transparenzregister geschaffen: Ein öffentliches Register, in dem eine Vielzahl von Gesellschaften und Organisationen Angaben hinterlegen (muss), die der Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten dienen.

Auf der anderen Seite wird der Unternehmer bei entsprechenden Geschäftsfällen nicht nur zur Einholung von Daten verpflichtet, sondern muss diese auch selbst liefern – sozusagen auf Vorrat zur Unterstützung der Erfüllung geldwäscherelevanter Verpflichtungen anderer Unternehmen.

8.1     Meldepflichten

8.1.1    Wer muss Informationen melden?

Zur Meldung von Daten an das Transparenzregister sind verpflichtet:

  • Alle juristischen Personen des Privatrechts (AGs, GmbHs, UGs, Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaften (SE), KGaAs),
  • in das Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (u.a. OHGs, KGs, Partnerschaften) sowie
  • bestimmte Trusts und Treuhänder von nicht rechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck und Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen.
  • Eine GbR ist grundsätzlich nicht von der Mitteilungspflicht betroffen. Wenn sie allerdings Anteile an einer GmbH hält, sind auch die Gesellschafter der GbR in die Gesellschafterliste der GmbH einzutragen.

8.1.2    Welche Informationen sind mitzuteilen?

Es sind folgende Angaben über den oder die wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:

  • Vor- und Nachname,
  • Geburtsdatum,
  • Wohnort,
  • Staatsangehörigkeit,
  • Art und Umfang seines wirtschaftlichen Interesses, also insbesondere die maßgebliche Anteilsquote.

8.1.3    Kann auf die die Mitteilung verzichtet werden?

Die Mitteilungspflicht entfällt nur dann, wenn sich die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus anderen, elektronisch abrufbaren öffentlichen Registern oder Quellen ergeben – also etwa aus dem Handelsregister, dem Vereinsregister oder durch aktienrechtliche Bekanntmachungen.

In folgenden Fällen dürften sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten nicht ohne weiteres aus derartigen Informationsquellen ergeben:

  • Die Gesellschafterliste im Handelsregister liegt noch nicht in elektronischer Form vor.
  • Es handelt sich um eine Personengesellschaft mit geschäftsführendem Kommanditisten ohne einen Beteiligten mit mehr als 25 %.
  • Es geht um eine Gesellschaft mit im Gesellschaftsvertrag geregelten abweichenden Stimmrechts- und Beteiligungsquoten oder
  • Stimmrechtbindungs- und Stimmrechtpoolungs­verträgen zwischen Gesellschaftern.
  • Es bestehen Nießbrauchsverhältnisse, Treuhandverhältnisse, Unterbeteiligungen und stille Beteiligungsverhältnisse.

8.1.4    Wer muss die Informationen eintragen lassen und bis wann?

Die Verantwortung für die Eintragung liegt bei der Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens. Sie hat die notwendigen Informationen sowie etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister zu übermitteln. Bei Trusts, nicht rechtsfähigen Stiftungen und bestimmten Rechtsgestaltungen haben die Verwalter bzw. Treuhänder diese Aufgaben zu erfüllen. In jedem Fall muss die Mitteilung elektronisch über www.transparenzregister.de erfolgen; dort sind auch die Details zum Prozedere dargestellt.

Hinweis

Die Mitteilungen mussten erstmals bis zum 01.10.2017 erfolgen.

8.2     Sanktionen und Zugangsrechte

8.2.1    Welche Sanktionen drohen bei Nichtbeachtung?

Die Nichtbeachtung kann zu erheblichen Bußgeldern führen: in einfachen Fällen bis zu 100.000 €, bei schwerwiegenden Fällen, insbesondere bei wiederholten und systematischen Verstößen, bis zu 1 Mio. €. Außerdem werden sämtliche bestandskräftigen Bußgeldentscheidungen für mindestens fünf Jahre auf der Internetseite der Aufsichtsbehörde veröffentlicht.

8.2.2    Wer darf das Transparenzregister einsehen?

Bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben haben Behörden Zugang zum Transparenzregister. Darüber hinaus haben Verpflichtete gemäß GwG, also unter anderem Güterhändler, Rechtsanwälte und Steuerberater, zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.



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