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Die Kosten einer 10-jährigen Aufbewahrung von Mandantendaten und Handakten im DATEV-Rechenzentrum sind bei einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft nicht rückstellungsfähig, da es an einer öffentlich-rechtlichen wie auch an einer zivilrechtlichen Verpflichtung zur Datenaufbewahrung fehlt.

Sachverhalt

Im Streitfall ging es um eine Steuerberatungs-GmbH, die in ihrem Jahresabschluss zum 31.12.2010 eine Rückstellung für Aufbewahrungsverpflichtungen angesetzt hatte. Diese bezogen sich auf Aufwendungen im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von sog. Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum. Für die „Mandantendatenarchivierung“ legte sie je Mandant das pauschal an die DATEV eG zu zahlende Entgelt zugrunde. Bei der Ermittlung berücksichtigte sie Abschläge für Mandanten, die ihre Daten auf einer Speicher-DVD sichern ließen, wie auch für Mandatsbeendigungen innerhalb des 10-jährigen Aufbewahrungszeitraums. Die Steuerpflichtige machte geltend, dass die zu zahlenden Beträge mit den Mandantenhonoraren für die laufende Buchführung oder für die Erstellung des Jahresabschlusses abgegolten seien und nach der Steuerberatervergütungsverordnung nicht gesondert berechnet werden könnten.

Entscheidung

Der BFH versagte die Bildung der geltend gemachten Rückstellung. Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten sind nicht einkommensmindernd anzusetzen. Für sog. Arbeitsergebnisse, die die GmbH im Rahmen ihrer vertraglichen Verpflichtung als Steuerberaterin erstellt hatte und die mit der Bezahlung der dafür vereinbarten Vergütung Eigentum des jeweiligen Mandanten geworden sind, ergibt sich aus § 66 des Steuerberatungsgesetzes keine (öffentlich-rechtliche) Verpflichtung zur Aufbewahrung durch den Berufsträger. Sollte die GmbH eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung des jeweiligen Mandanten erfüllt haben, erlaubt auch dies keine Rückstellungsbildung. Darüber hinaus hatte sich die Steuerpflichtige im Streitfall auch nicht zivilrechtlich gegenüber ihren Mandanten zur Aufbewahrung verpflichtet.

Die angefallenen Archivaufwendungen sind daher nicht in einer Summe im Voraus als Aufwand im Wege der Rückstellung zu berücksichtigen, sondern jeweils bei Anfall als Betriebsausgaben abziehbar.

Fundstelle
BFH 13.2.19, XI R 42/17

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