Das BMF hat erneut die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) aktualisiert. Gleich vorweg: Natürlich bedeuten Neuerungen bei den GoBD für Unternehmer zeitliche Herausforderungen und Anpassungen bei der Aufbewahrung bzw. Archivierung von Buchführungsunterlagen. Doch die aktuellen Anpassungen bringen vor allem Erleichterungen.
Grundlage für GoBD
Als Grundlage zu den GoBD ist das Schreiben des BMF vom 28.11.2019 (IV A 4 – S 0316/19/10003 :001) maßgebend. Redaktionelle Anpassungen und Änderungen sind unter anderem dem BMF-Schreiben vom 11.3.2024 (IV D 2 – S 0316/21/10001:002) und dem aktuellen BMF-Schreiben vom 14.7.2025 (IV D 2 – S 0316/00128/005/088) zu entnehmen.
Hintergrund zu den Anpassungen durch das BMF-Schreiben vom 14.7.2025
Der Anlass für das aktuelle BMF-Schreiben zu den GoBD ist die Einführung der obligatorischen E-Rechnung nach § 14 UStG für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen seit dem 1.1.2022. Des Weiteren werden durch das neue BMF-Schreiben auch die Vorgaben der EU-Richtlinie umgesetzt, wonach Abrechnungsprozesse standardisiert, die Transparenz erhöht und Steuerbetrug eingedämmt werden sollen. Aus diesen Gründen war es notwendig, die GoBD an moderne Technologien anzupassen.
Zeitliche Anwendung der Anpassungen zu den GoBD
Die im aktuellen Schreiben des BMF genannten Änderungen zu den GoBD sind ohne Übergangsregelung mit Wirkung vom 14.7.2025 anzuwenden bzw. umzusetzen.
Archivierung von E-Rechnungen: Maschinell lesbarer Teil genügt
Werden E-Rechnungen gestellt oder empfangen, gelten Erleichterungen bei der Archivierung. Es reicht aus, wenn der maschinenlesbare Teil (z. B. XML-Datei) gespeichert wird. Nur wenn der menschenlesbare PDF-Teil steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält (z. B. Buchungsvermerke), dann muss dieser Teil ausnahmsweise zusätzlich gespeichert und archiviert werden. Das ist eine echte Erleichterung. Denn durch die Neuregelung entfällt die doppelte Archivierung, wenn bereits in dem strukturierten Teil der E-Rechnung alle steuerlich relevanten Informationen enthalten sind.
Keine Verpflichtung zur Speicherung bildhafter Rechnungskopien
Nutzt ein Unternehmen ein Fakturierungsprogramm, wird auf die Speicherung bzw. Archivierung einer bildhaften Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. PDF-Datei) verzichtet, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung durch das Fakturierungsprogramm erstellt werden kann.
Vorgaben zur Formatierung und zur Konvertierung
In dem aktuellen BMF-Schreiben vom 14.7.2025 wird klargestellt, dass eingehende Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden müssen, in dem sie empfangen wurden. Unter den Voraussetzungen der Randziffer 135 im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 ist es jedoch zulässig, wenn die eingehenden Dateien in ein anderes Format umgewandelt werden (z. B. MSG in PDF). Werden bei eingehenden Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen die Bildinformationen durch OCR angereichert, sind die dadurch gewonnenen Informationen ebenfalls aufbewahrungspflichtig.
Nachweise von Zahlungsabwicklungsdiensten nicht aufbewahrungspflichtig
Werden Nachweise von Zahlungsabwicklungsdiensten (z. B. PayPal) nicht als Buchungsbelege verwendet oder dienen diese nicht allein der Abgrenzung zwischen baren und unbaren Vorgängen, dann gilt für diese Nachweise keine Aufbewahrungspflicht. Nicht aufbewahrt werden müssen zudem Mails mit reinem Transportcharakter (z. B. Mails als Übersendungsschreiben für elektronische Rechnungen). Manchmal ist es gleichwohl sinnvoll, die Transportmail mit aufzubewahren, wenn darin z. B. noch zusätzliche Informationen enthalten sind.
Neugefasste Vorgaben zum mittelbaren Datenzugriff
Beim sogenannten Z2-Zugriff, also dem mittelbaren Datenzugriff, kann das Finanzamt von einem Unternehmen verlangen, dass archivierungs- und aufbewahrungspflichtige Daten vom Unternehmen oder von einem Dritten nach den Vorgaben des Finanzamts maschinell ausgewertet werden und dass dem Finanzamt diese Auswertungen in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Es kann auch ein Nur-Lesezugriff auf diese Auswertung verlangt werden.
| Wichtige Punkte für die Beratung |
|
Das BMF-Schreiben vom 14.7.2025 zu den GoBD muss in der Beratungspraxis und von Unternehmen unbedingt beachtet werden. Folgende Überlegungen sollten angestellt werden:
|
