Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind für alle Unternehmer von großer Bedeutung, auch für Kleinunternehmer. Doch was müssen kleine Unternehmen konkret beachten, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden? In diesem Artikel erläutern wir, welche Vorgaben es zu erfüllen gilt und wie Kleinunternehmer ihre steuerlichen Pflichten effizient und rechtssicher umsetzen können.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind eine Sammlung von Vorschriften, die von der Finanzverwaltung für die digitale Buchführung und die elektronische Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten aufgestellt wurden. Sie gelten für Unternehmen jeder Größe – auch für Kleinunternehmer, sofern sie bestimmte Grenzen überschreiten. Ziel der GoBD ist es, eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorfällen zu gewährleisten.

Welche Kleinunternehmer sind betroffen?

Die GoBD betreffen alle Unternehmen, die mit elektronischen Aufzeichnungen und Dokumenten arbeiten. Kleinunternehmer sind besonders betroffen, wenn sie bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten oder eine digitale Buchführung verwenden. Dabei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

• Jährlicher Umsatz: Ab einem Umsatz von mehr als 17.500 Euro im Jahr sind Kleinunternehmer verpflichtet, bestimmte Dokumentationspflichten zu erfüllen.
• Elektronische Buchführung: Wer Software zur Buchführung nutzt, muss sicherstellen, dass diese GoBD-konform ist.

Wesentliche Anforderungen der GoBD für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen sicherstellen, dass alle relevanten Geschäftsvorfälle korrekt erfasst und aufbewahrt werden. Alle Belege, wie Rechnungen und Quittungen, müssen vollständig und richtig dokumentiert werden. Es ist wichtig, dass jede Buchung klar nachvollziehbar und überprüfbar ist, damit das Finanzamt die Geschäftsvorfälle im Falle einer Prüfung problemlos nachverfolgen kann. Die Buchführung muss transparent und strukturiert sein, sodass alle erfassten Daten im Bedarfsfall schnell zugänglich sind.

Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Aufbewahrungspflicht: Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Diese Dokumente dürfen nicht verändert oder gelöscht werden und müssen jederzeit im Originalzustand zugänglich sein, um den Anforderungen der GoBD zu entsprechen.

Digitales Arbeiten

Viele Kleinunternehmer nutzen mittlerweile digitale Buchhaltungssoftware, um ihre Anforderungen an die GoBD effizient zu erfüllen. Hierbei sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• GoBD-konforme Software: Die eingesetzte Software sollte alle Anforderungen der GoBD erfüllen und eine rechtssichere Archivierung ermöglichen.
• Einfache Dokumentation und Archivierung: Achten Sie darauf, dass Belege und Rechnungen automatisch erfasst und sicher gespeichert werden.

Für eine detaillierte Übersicht und praktische Tools können Sie die Website Lexware: GoBD für Kleinunternehmer besuchen.

Praktische Hinweise zur Umsetzung der GoBD für Kleinunternehmer

Verwendung einer geeigneten Buchhaltungssoftware
Achten Sie darauf, dass Ihre Software GoBD-konform ist und alle relevanten Anforderungen zur Dokumentation und Aufbewahrung erfüllt.

Aufbewahrung von Dokumenten
Alle elektronischen Belege müssen in ihrer Originalform gespeichert werden. Dazu gehören auch E-Mails mit steuerrelevanten Informationen. Diese sollten ebenfalls sicher archiviert werden.

Digitale Archivierung
Die GoBD verlangen, dass alle Dokumente in einem unveränderbaren Format gespeichert werden. Änderungen oder Löschungen sind nicht zulässig. Die Dokumente müssen für den vorgesehenen Zeitraum zugänglich sein.

Häufige Fehler bei der GoBD-Umsetzung

Bei der Umsetzung der GoBD treten immer wieder häufige Fehler auf, die Kleinunternehmer vermeiden sollten, um rechtlichen Problemen vorzubeugen. Ein häufig auftretender Fehler ist die unvollständige Belegaufbewahrung. Viele Unternehmer neigen dazu, nur größere oder offensichtlich wichtige Belege zu archivieren, während kleinere Belege oder Transaktionen übersehen werden. Es ist jedoch entscheidend, dass wirklich alle relevanten Belege, unabhängig von ihrer Höhe oder Bedeutung, aufbewahrt werden. Diese vollständige Belegaufbewahrung stellt sicher, dass sämtliche Geschäftsvorfälle nachvollziehbar dokumentiert sind und den Anforderungen der GoBD entsprechen.

 Ein weiterer häufiger Fehler ist die Verwendung nicht-konformer Software. Wenn die Buchhaltungssoftware oder das System, das für die Dokumentation genutzt wird, nicht den GoBD-Vorgaben entspricht, kann das schnell zu Problemen führen. Eine nicht-konforme Software könnte es beispielsweise ermöglichen, Belege nachträglich zu verändern oder zu löschen, was gegen die GoBD verstößt, die eine unveränderbare Dokumentation vorschreiben. Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmer sicherstellen, dass ihre eingesetzte Software GoBD-konform ist. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Buchführung und Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt problemlos nachvollzogen werden kann.

So gehen Sie sicher, dass Sie die GoBD einhalten

Die GoBD sind ein zentraler Bestandteil der steuerlichen Regelungen, auch für Kleinunternehmer. Um Probleme bei einer Steuerprüfung zu vermeiden, sollten Sie auf eine GoBD-konforme Buchführung achten und eine geeignete Software einsetzen.

 Checkliste: GoBD-Compliance für Kleinunternehmer

• Software verwenden, die GoBD-konform ist
• Alle Belege korrekt erfassen und aufbewahren
• E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten archivieren
• Zugriff auf archivierte Dokumente gewährleisten
• Kein Verändern oder Löschen von Dokumenten

Mit diesen einfachen Schritten stellen Sie sicher, dass Ihre Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.