Weihnachtskarten an langjährige Mandanten und/oder Geschäftspartner zu verschicken, ist in vielen Kanzleien üblich. Doch durch die am 25.5.2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) herrscht jetzt Unsicherheit, ob das noch so einfach geht oder ob der Steuerberater tatsächlich eine Einwilligung der Mandanten benötigt (was ja unter uns gesagt, jetzt doch sehr aufwendig wäre). Nach Auskunft der Aufsichtsbehörde sollte man sich im Vorfeld einige Gedanken hierzu machen. Nachfolgend einige Tipps.
Wo ist eigentlich das Problem?
Sie kennen das: Es gibt mindestens einen unter hundert Mandanten, der Probleme machen könnte und sich dabei auf den Datenschutz beruft. Sollte sich also tatsächlich mal ein Mandant finden, der sich an Ihrer Weihnachtskarte stört und Sie bei der Behörde meldet, muss die Aufsichtsbehörde dem Vorgang nachgehen. Dazu ist sie verpflichtet!
Die Aufsichtsbehörde möchte dann von Ihnen wissen, ob Sie wussten, was Sie tun. Das ist keine große Sache, wenn Sie nachweisen können, dass Sie sich im Vorfeld tatsächlich Gedanken gemacht haben. Dabei steht eines im Vordergrund: Hintergrund ist, dass verhindert werden muss, dass Ihre Weihnachtskarte unter dem Begriff „Werbung“ läuft.
Praxistipp | Auf der Weihnachtskarte sollten wirklich nur Ihre Weihnachtsgrüße stehen. Bitte vermeiden Sie hier unbedingt Werbung in irgendeiner Form: Weisen Sie bitte nicht auf zusätzliche neue Kollegen hin, auf zusätzliche erweiterte Fachbereiche oder die neue Niederlassung etc. Damit verhindern Sie, dass Ihre Weihnachtskarte als „Werbung“ klassifiziert wird. Wägen Sie ab, indem Sie Ihre Mandanten/Geschäftspartner, die eventuell eine Weihnachtskarte erhalten sollen, vorab in die folgenden Gruppen einordnen:
- War das Mandat nicht zur Zufriedenheit ausgeführt worden oder gab es generell Probleme mit dem Mandanten? Hier könnte der Mandant Stress machen. Daher: Finger weg von der Weihnachtskarte oder Sie benötigen tatsächlich vorab eine Einwilligung.
- Wartet der Mandant auf die Weihnachtskarte und würde er sich eher darüber „beschweren“, keine bekommen zu haben? Oder erhielt der Mandant/Geschäftspartner bereits seit Jahren eine Karte und hat sich nie beschwert? Dann sollten Sie diesem ruhig eine Karte schicken.
- Generell wird uns auferlegt, zwischen Ihrem Interesse (also dem Servicegedanken der Kanzlei) und dem Interesse des Mandanten (Schutz vor zu viel Daten, die er nicht benötigt), abzuwägen. Sollten Sie also selbst schon Bedenken bei dem jeweiligen Mandanten haben oder sind unsicher, schreiben Sie lieber eine Weihnachtskarte weniger.
Wichtig | Wenn Sie jetzt eine Liste an Ihre Mitarbeiter herumgeben, um zu erfahren, wie viele Weihnachtskarten Sie ordern müssen, ist es wichtig, dass auch Ihre Mitarbeiter sich vorab Gedanken machen.
